Turnos mal organizados

Turnos mal organizados: el gujero invisible en tu rentabilidad

Un restaurante lleno con poco personal. Un hotel con recepcionistas agotados. Una cocina con más cocineros de los necesarios en una noche lenta.

¿El resultado?

• Costos de personal mal distribuidos.

• Empleados agotados y rotación constante.

• Mala experiencia para los clientes.

La mala gestión de turnos puede hacer que pierdas miles de dólares al año sin darte cuenta.

Pero hay una solución: La clave está en digitalizar la gestión de turnos y optimizar el costo real de cada hora trabajada.

Cómo calcular cuántos empleados necesitas por turno

Para evitar excesos o escasez de personal, usa esta fórmula:

Empleados necesarios por turno =

(Demanda estimada de clientes por hora × Tiempo promedio de atención por cliente) ÷ Horas de trabajo de cada empleado

Ejemplo práctico:

• Un restaurante atiende 100 clientes por hora en hora pico.

• Cada cliente requiere en promedio 8 minutos de atención.

• Cada empleado trabaja un turno de 6 horas.

Cálculo:

(100 clientes × 8 min) ÷ (6 h × 60 min) = 2.2 empleados por turno.

Luego, ajusta según:

✔ Días de descanso y vacaciones.

✔ Posibles bajas médicas.

✔ Recuperación de horas extra.

Cómo ajustar la plantilla según la ocupación

No todas las horas del día tienen el mismo nivel de actividad. Adaptar la entrada y salida del personal a la demanda es clave para reducir costos y mejorar la eficiencia.

Ejemplo de gestión de turnos en un restaurante:

13:00 - 14:30 (baja ocupación) → Solo personal mínimo. Se encargan de la preparación y montaje.

14:30 - 16:00 (alta ocupación) → Plantilla completa para atender la demanda máxima.

16:00 - 18:00 (baja ocupación) → Se mantiene el personal mínimo para desmontar, limpieza y preparación del siguiente turno.

Beneficio:

✔ Menos costos en horas de baja actividad.

✔ Mayor eficiencia en los picos de trabajo.

✔ Mejor equilibrio de carga laboral para el equipo.

Cómo calcular el costo real de un turno

Costo total del turno =

(Salarios del personal + Costos de suministros + Gastos de materias primas + Amortización de equipos) ÷ Cantidad de horas trabajadas

Ejemplo práctico:

• Salarios del personal en un turno: $500

• Costos de suministros (luz, agua, gas): $150

• Materia prima utilizada: $300

• Amortización de equipos: $50

Cálculo:

($500 + $150 + $300 + $50) ÷ 6 horas = $166.67 por hora de turno

Sabiendo cuánto cuesta realmente cada turno, puedes tomar decisiones estratégicas para optimizar la rentabilidad.

¿Por qué digitalizar la gestión de turnos?

El 70% de los negocios en hostelería que digitalizan su gestión de turnos ahorran entre un 15% y un 25% en costos laborales.

Los problemas de una gestión manual:

• Planificación basada en suposiciones, no en datos reales.

• Dificultad para ajustar turnos en tiempo real.

• Falta de control sobre ausencias, horas extra y bajas.

Beneficios de la digitalización:

✔ Reducción de costos: Ajustes automáticos según demanda real.

✔ Mayor eficiencia: Datos en tiempo real para tomar mejores decisiones.

✔ Menos errores: Horarios optimizados y accesibles para todo el equipo.

✔ Mayor control: Análisis de costos por turno para evitar pérdidas innecesarias.

La digitalización ya no es una opción, es una necesidad para competir en el sector.

Beneficios de una correcta gestión de turnos

✔ Menos costos operativos innecesarios.

✔ Empleados motivados y menos rotación.

✔ Mejor experiencia del cliente.

✔ Mayor control sobre la rentabilidad.

Tu personal es tu mayor activo. Organiza sus turnos con inteligencia y verás la diferencia en tu negocio.

¿Tu negocio tiene optimizados los turnos o crees que hay margen de mejora? Te leo en comentarios.